文档的基本操作

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Office 2010概述

  • Microsoft Office 2010 是微软推出的新一代办公软件，共有6 个版本，分别是初级版、家庭及学生版、家庭及商业版、标准版、专业版和专业高级版，其中初级版是完全免费的，但其中仅包括Word 和Excel 两大常用工具。本书采用专业版，专业版包含的组件及功能简介见表3-1。
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Word2010入门

Word软件

  • Word是微软公司推出的Office办公套件中的重要组件，是全球通用的字处理软件，是日常办公使用频率最高的文字处理软件，适于制作各种文档，如信函、传真、公文、报刊、书刊和简历。

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WPS软件

  • WPS Office 是金山公司开发的一款兼容Office 格式的办公套装软件，实现了办公软件最常用的文字、表格、演示等多种功能，内存占用少，运行速度快，体积小巧，具有强大的插件平台支持，免费提供海量在线存储空间及文档模板

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Word 2010的窗口界面

“ 开始”选项卡

  • 开始”选项卡主要用于帮助用户对Word 2010 文档进行文字编辑和格式设置，是用户最常用的选项卡。
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“ 插入”选项卡

  • “插入”选项卡主要用于在Word 2010文档中插入各种元素。
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“ 页面布局”选项卡

  • “页面布局”选项卡包括“主题”、“页面设置”、“稿纸”、“页面背景”、“段落”、“排列”等，用于帮助用户设置Word 2010文档页面样式

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“ 引用”选项卡

  • “引用”选项卡用于实现在Word 2010 文档中插入目录等比较高级的功能
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“ 邮件”选项卡

  • 该功能区的作用比较专一，专门用于在Word 2010 文档中进行邮件合并方面的操作
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“ 审阅”选项卡

  • 主要用于对Word 2010 文档进行校对和修订等操作，适用于多人协作处理Word2010 长文档
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“ 视图”选项卡

  • “视图”选项卡，主要用于帮助用户设置Word 2010 操作窗口的视图类型
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“ 加载项”选项卡

  • 加载项可以为Word 2010 安装附加属性，如自定义的工具栏或其他命令扩展。

文档的基本操作

文档视图

  • Word 2010 提供了多种视图模式供用户选择，包括页面视图、阅读版式视图、Web 版式视图、大纲视图和草稿等五种。用户可以在“视图”功能区中选择需要的文档视图模式，也可以在Word 2010 文档窗口的右下方单击视图按钮选择视图
  • 页面视图：
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  • 阅读视图:
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  • 大纲视图：
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文档的编辑

  • 文档的编辑
    • 在文档中插入符号
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    • 选择文本
    • 文本的移动和复制

查找与替换

  • 在Word 2010 中，打开“视图”选项卡，在“显示”组中勾选“导航窗格”复选框
  • 这是Word 2010为了帮助用户在文档中快速查找相关的内容信息， 提供的全新的文档搜索方式。
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  • 查找与替换
  • 在导航窗格中，单击搜索框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“高级查找”命令，或者在“开始”选项卡的编辑组中单击“查找”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“高级查找”命令，都能打开“查找和替换”对话框
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文档校对

  • 拼写和语法检查
  • 文档校对
选择“文件”选项卡的“选项”命令，在打开的对话框中单击左侧列表框中的“校对”，然后单击右侧的“自动更正选项”按钮，打开对话框
  • 字数统计

设置字符格式

设置字体

  • “开始”选项卡的“字体”组中可以选择设置字体、字号、字形、字符颜色以及是否加下划线等
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  • 如果在“开始”选项卡的“字体”组右下角单击对话框启动器按钮，可打开“字体”对话框做详细设置
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设置字符间距

  • 依上述步骤打开上图所示对话框，切换到“高级”选项卡，在“间距”下拉列表框中选择间距类型，如“加宽”，然后在右侧的“磅值”微调框中设置间距大小，设置完成后单击“确定”按钮即可
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设置文本突出显示

  • Word 2010 提供了“突出显示”功能，通过该功能，可以对文档中的重要文本进行标记，从而使文字看上去像用荧光笔作了标记。
  • 选中要设置突出显示的文本，在“字体”组中或悬浮工具栏上单击“以不同颜色突出显示文本”按钮
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格式刷

  • 格式刷是一种快速应用格式的工具，能够将某文本对象的格式复制到另一个对象上
  • 当需要对文档中的文本或段落设置相同的格式时，便可通过格式刷复制格式
  • 格式刷的两种使用方法：
    • 选中需要复制的格式所属文本，然后单击“剪贴板”组中的“格式刷”按钮，此时鼠标指针呈刷子形状。按住鼠标左键不放，然后拖动鼠标选择需要设置相同格式的文本，完成选择后释放鼠标，被拖动的文本即可应用所选文本的格式。
    • 当需要把一种格式复制到多个文本对象时，需要连续使用格式刷。此时可以双击“格式刷”按钮，使鼠标指针一直呈刷子形状。当不再需要使用格式刷时，可以再次单击“格式刷”按钮或按Esc 键，退出格式复制状态。
  • 练一练：你会使格式刷吗？

快速清除格式

  • Word 2010 提供了“清除格式”功能，通过该功能，用户可以快速清除字符格式。
  • 选择需要清除格式的文本，然后单击“字体”选项组中的“清除格式”按钮，就可以达到快速清除字符格式的目的。

设置段落格式

  • 段落是Word 2010 的重要组成部分。
  • 设置不同的段落格式，可以使文档布局合理、层次分明。
  • 设置段落格式主要是利用“段落”组中的按钮或在“段落”对话框中完成

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设置对齐方式

  • 对齐方式是指段落在文档中的相对位置。
  • 段落的对齐方式有左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐5 种。
  • 默认情况下，段落的对齐方式为两端对齐。

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设置段落缩进

  • 为了增强文档的层次感，提高可阅读性，可对段落设置合适的缩进。
  • 段落的缩进方式有左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进4 种。
      左缩进是指整个段落左边界距离页面左侧的缩进量。
      右缩进是指整个段落右边界距离页面右侧的缩进量。
      首行缩进是指段落首行第1 个字符的起始位置距离段落其他行左侧的缩进量。大多数文档的首行缩进量为两个字符。
      悬挂缩进是指段落中除首行以外的其他行距离页面左侧的缩进量。悬挂缩进方式一般用于一些较特殊的场合，如杂志、报刊等。
  • 设置段落缩进的具体操作一般通过“段落”对话框进行：
      选中需要设置缩进的段落，打开图3-56 所示的“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“缩进”栏中

设置行距和段间距

  • 段间距是指相邻两个段落之间的距离，行距是指段落中行与行之间的距离。
  • 操作方法：
    • 选中要设置间距的段落，然后打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“间距”栏中，通过“段前”微调框可设置段前距离，通过“段后”微调框可设置段后距离，在“行距”下拉列表框中可选择行间距大小，

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