文档的整理装订

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项目符号和编号

添加项目符号和编号

  • 选中需要添加项目符号的段落，单击“开始”选项卡的“段落”组中的“项目符号”按钮或“编号”按钮右侧的下拉按钮。即可添加项目符号。
  • 默认情况下，在以“一、”、“①”或“a.”等编号开始的段落中，按下Enter 键换到下一段时，下一段会自动产生连续的编号。
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添加自定义项目符号

  • 选中要添加项目符号的段落，在“段落”组中单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“定义新项目符号”选项
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  • 添加自定义样式的编号或项目符号列表后，文本内容如果不是很整齐，可打开“段落”对话框调整一下悬挂缩进的缩进量。

添加多级列表

对于含有多个层次的段落，为了清晰地体现层次结构，可对其添加多级列表： 

（1） 选中需要添加多级列表的段落，然后单击“段落”组中的“多级列表”按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的列表样式。此时所有段落的编号级别为1 级，因而需要进行调整。
（2） 将插入点定位在应是2 级列表编号的段落中，然后单击“多级列表”按钮，在弹出的下拉列表中单击“更改列表级别”选项，然后在弹出的级联列表中单击“2 级”选项。此时，该段落的编号级别将调整为2 级。
 在需要调整级别的段落中，将插入点定位在编号和文本之间，单击“段落”组中的“增加缩进量”按钮，或按Tab 键，可降低一个列表级别；单击“减少缩进量”按钮，或按Shift1Tab 组合键，可提升一个列表级别。
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分页、分节和分栏

分页

  • 除了自动分页外，也可以插入人工分页符强制分页。
  • 将光标插入点定位到要分页的位置，切换到“页面布局”选项卡，在“页面设置”组中单击“分隔符”右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“分页符
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  • 在“开始”选项卡的“段落”组中单击“显示 / 隐藏编辑标记”按钮，可以显示出隐藏的人工分页符标记。
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分节

  • 节是独立的编辑单位，每一节都可以设置成不同的格式。插入分节符即可将文档分成多节，然后根据需要设置每节的格式。分节排版可以美化页面，达到丰富多彩的排版效果。
  • 插入分节符：将插入点定位在需要插入分节符的位置，切换到“页面布局”选项卡，在“页面设置”组中单击“分隔符”右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择相应的分节符命令即可。
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  分节符的类型：</br>
   “下一页”：插入一个分节符，新节从下一页开始。</br>
  “连续”：插入一个分节符，新节从同一页开始。</br>
  “奇数页”或“偶数页”：插入一个分节符，新节从下一个奇数页或偶数页开始。
  • 文档分节以后，可以为不同节的文档设置不同的格式，如页边距、纸张大小或方向、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号、脚注和尾注等。

分栏

  • 为了提高阅读兴趣、创建不同风格的文档或节约纸张，可进行分栏排版。
  • 选中要设置分栏排版的文档内容，切换到“页面布局”选项卡，在“页面设置”组中单击“分栏”按钮，在弹出的下拉列表中选择分栏方式。
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设置页眉、页脚和页码

分页插入页眉、页脚和页码

  • 打开文档，切换到“插入”选项卡，单击“页眉和页脚”组中的“页眉”按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的页眉样式，所选样式的页眉将添加到页面顶端，同时文档自动进入页眉编辑区，单击占位符可输入页眉内容。
  • 也可以选择“编辑页眉”或“编辑页脚”命令，此时系统会自动切换到“页眉/页脚”编辑状态。
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设置页码

  • 如果一篇文档含有很多页，为了打印后便于排列和阅读，应对文档添加页码。
  • 打开文档，切换到“插入”选项卡，单击“页眉和页脚”组中的“页码”按钮，在弹出的下拉列表中选择页码位置。
  • 具体方法可参见 Word2010中插入页码
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版面设计

插入封面

  • 在编辑论文或报告等文档时，为了使文档更加完整，可在文档中插入封面。Word 2010 提供了一个封面样式库，用户可直接使用。
  • 打开要插入封面的文档，将插入点定位在文档的任意位置，切换到“插入”选项卡，单击“页”组中的“封面”按钮
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设置主题

  • 通过使用主题，用户可以快速改变Word 2010 文档的整体外观
  • 打开Word 2010 文档窗口，切换到“页面布局”选项卡，并在“主题”分组中单击“主题”下拉按钮，在打开的“主题”下拉列表中选择合适的主题。
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页面设置

  • 如果只是要对文档的页面进行简单设置，可切换到“页面布局”选项卡，然后在“页面设置”组中通过单击相应的按钮进行设置即可
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文档的保护和打印

防止文档内容丢失

  • 默认情况下，Word 2010 已经开启了自动恢复功能，并每10 分钟自动保存一次用户的文档。
（1） 单击功能区中的“文件”选项卡，选择“选项”命令。

（2） 单击左侧列表框中的“保存”，选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，然后在“分钟”框中，键入或选择用于确定文件保存频率的数字。Word 将按这个时间间隔自动生成文档的恢复文件，保存文件越频繁，则文件在发生断电或类似情况下，可恢复的信息越多。 （3） 选中“如果我没保存就关闭，请保留上次自动保存的版本”复选框，单击“确定”按扭。现在，当出现意外关闭文件而未保存的情况时，可以在下次打开该文件时进行恢复。

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  • 建立文档副本
    • 这需要你事先在Word 系统设置了“始终创建备份副本”功能，具体操作如下：

（1） 单击“文件”选项卡，选择“选项”命令。 （2） 单击左侧列表框中的“高级”，在右侧的“保存”栏下，选中“始终创建备份副本”复选框，然后单击“确定”按钮。

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保护文档的安全

  • 设置修改密码
  对于比较重要的文档，如果允许用户打开查看内容，但不允许修改，可对其设置修改密码。具体操作步骤如下：

（1） 打开需要设置修改密码的文档，切换到“文件”选项卡，选择“另存为”命令，在弹出的对话框中单击“工具”按钮，然后在下拉列表中选择“常规选项”命令，弹出“常规选项”对话框。 （2） 在“修改文件时的密码”文本框中输入密码，然后单击“确定”按钮。

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  • 设置打开密码
  对于非常重要的文档，为了防止其他用户查看，可对其设置打开密码。具体操作步骤如下：

（1） 打开需要设置打开密码的文档，切换到“文件”选项卡，然后单击左侧窗格的“信息”命令，在中间窗格中单击“保护文档”按钮，在下拉列表中单击“用密码进行加密”选项，打开“加密文档”对话框。 （2） 在“密码”文本框中输入密码，然后单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中再次输入密码，然后单击“确定”按钮。

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打印文档

  • 打印预览
 对文档进行打印预览的操作方法为：打开需要打印的Word 文档，切换到“文件”选项卡，然后单击左侧窗格中的“打印”命令，在右侧窗格中即可预览打印效果
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  • 打印 
  打开需要打印的Word 文档，切换到“文件”选项卡，在左侧窗格单击“打印”命令，在中间窗格的“份数”微调框中可设置打印份数，在“页数”文本框上方的下拉列表中可设置打印范围，相关参数设置完成后单击“打印”按钮，与电脑连接的打印机便会自动打印该文档。

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